Hướng tới cách mạng công nghiệp 4.0 và đề án phát triển thành phố Hồ Chí Minh trở thành đô thị thông minh, các sở - ngành – quận – huyện đang đưa vào những ứng dụng CNTT nhằm đẩy mạnh việc phát triển chính quyền điện tử để giảm thiểu thời gian xử lý các thủ tục hành chính trong các cơ quan nhà nước. Nắm bắt được nhu cầu đó, QTSC đã triển khai giải pháp số hóa tài liệu trong tạo lập cơ sở dữ liệu cấp quận/huyện.

Thực trạng lưu trữ cơ sở dữ liệu ở các quận/huyện hiện nay gần như là chưa được xây dựng theo quy trình và tổ chức dữ liệu theo tiêu chuẩn, các hồ sơ tài liệu giấy chưa được chỉnh lý hoặc chỉnh lý sắp xếp, tạo mục lục lưu trữ trong kho. Quy trình quản lý và khai thác hiện tại còn thủ công.

QTSC đã ứng dụng công nghệ trong số hóa tài liệu nhằm chuyển đổi từ tài liệu dạng giấy lưu trữ trong các kho, tủ tài liệu sang tài liệu dạng số lưu trữ trong máy tính, máy chủ hoặc các thiết bị lưu trữ nội dung số. Toàn bộ dữ liệu đều được sắp xếp theo nguyên tắc bảo toàn tính toàn vẹn của hồ sơ tài liệu và bảo mật thông tin. Một số đề xuất của QTSC để áp dụng CNTT vào công tác quản lý cơ sở dữ liệu các quận/huyện dễ dàng, thuận tiện như:

• Số hóa hồ sơ tài liệu tại các phòng ban để tạo lập CSDL: Kinh tế; Tư pháp; Tài nguyên môi trường; Người có công; Đất đai.
• Xây dựng và triển khai các Phần mềm tác nghiệp cho các khối tương ứng.
• Xây dựng và triển khai Cổng thông tin điện tử các Quận/Huyện.

Khi số hóa tài liệu các hồ sơ bản cứng vẫn được lưu trữ như trước nhưng được sắp xếp lại cho khoa học hơn giúp tăng tuổi thọ tài liệu và tăng hiệu quả công việc. Nhờ vậy thông tin được sắp xếp theo khoa học, dễ dàng sao y/trích lục thông tin, giúp đẩy nhanh quá trình tìm kiếm và trả kết quả cho người dân, minh bạch thông tin và tiết kiệm chi phí lưu trữ (tiết kiệm không gian, nhân sự).

Quy trình tìm kiếm, cung cấp dữ liệu sau khi áp dụng các giải pháp số hóa dữ liệu do QTSC cung cấp

Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng truy cập website: https://telecom.qtsc.com.vn