Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp (DN) B2B trong các lĩnh vực thương mại, sản xuất hoặc xuất nhập khẩu, dù đã hoạt động trên 3 năm và đạt doanh thu từ 50 tỷ đến 1.000 tỷ đồng mỗi năm, vẫn đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Những thách thức đó lại càng nghiêm trọng hơn nếu DN vẫn còn quản lý chuỗi cung ứng bằng phần mềm kế toán kết hợp với phương pháp quản lý thủ công.

Phần mềm kế toán – Cần, nhưng chưa đủ!

Phần mềm kế toán là lựa chọn phổ biến hỗ trợ DN kiểm soát dòng tiền, quản lý doanh thu – chi phí và đáp ứng yêu cầu báo cáo thuế. Tuy nhiên, việc cố gắng dựa vào công cụ này để quản lý toàn bộ các hoạt động như mua hàng, đơn bán hàng B2B, sản xuất và kho vận chẳng khác nào “xây lâu đài cát dưới cơn sóng dữ”.

Cách tiếp cận này bộc lộ nhiều điểm yếu nghiêm trọng:

• Giảm hiệu quả vận hành
• Gia tăng chi phí
• Suy yếu năng lực cạnh tranh
• Trở thành rào cản lớn trong quá trình phát triển bền vững

Hãy cùng phân tích kỹ hơn các điểm yếu này dưới đây.

Tương tác nội bộ kém hiệu quả: Gián đoạn, chậm chạp và không đồng bộ

Thực trạng vận hành rời rạc, kém hiệu quả: Điểm “nhức nhối” tích tụ mỗi ngày

Nhiều doanh nghiệp (DN) vẫn dùng phần mềm kế toán và quản lý thủ công để điều hành các hoạt động như bán hàng B2B, kho vận, sản xuất, mua hàng, dẫn đến vận hành rối ren, thiếu hiệu quả.

• Quản lý rời rạc: Danh mục sản phẩm, chính sách giá, chương trình khuyến mãi và đơn hàng không được đồng bộ, gây kéo dài thời gian xử lý, giảm hiệu suất bán hàng và trải nghiệm khách hàng
• Tài chính chồng chéo: Quản lý hóa đơn, thanh toán, công nợ thiếu thống nhất, làm tăng nguy cơ thất thoát và chậm thu hồi công nợ, gây áp lực dòng tiền
• Tồn kho thiếu kiểm soát: Thiếu hệ thống cảnh báo và dự báo khiến DN không tối ưu tồn kho, dễ dư thừa hoặc thiếu hàng, ảnh hưởng hoạt động và chi phí vận hành
• Sản xuất không đồng bộ: Thiếu công cụ theo dõi tiến độ, dẫn đến kiểm soát kém nguyên vật liệu và năng suất, làm giảm hiệu quả sản xuất
• Mua hàng thủ công: Quá trình lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp (NCC) bị chậm, thiếu dữ liệu, dẫn đến hiệu quả mua sắm thấp và chi phí cao
• Thiếu báo cáo phân tích: Không có hệ thống báo cáo mạnh mẽ khiến lãnh đạo khó nắm bắt toàn cảnh hoạt động, ảnh hưởng đến chiến lược và phát triển bền vững

Dòng chảy thông tin tắc nghẽn, giao tiếp đứt đoạn

• “Ốc đảo” dữ liệu: Các phòng ban xử lý riêng biệt, dữ liệu bị cô lập, gây chậm trễ và thiếu chính xác trong quyết định
• Phối hợp kém giữa các phòng ban: Thiếu liên kết và cập nhật chậm gây rời rạc trong xử lý công việc, giảm hiệu quả và sức cạnh tranh

Dữ liệu manh mún và sai lệch: Nỗi đau trong quản lý dữ liệu DN

• Nhập liệu trùng lặp: Dữ liệu không đồng bộ giữa các phòng ban khiến nhân viên phải làm lại công việc, mất thời gian và giảm hiệu suất
• Thiếu tính toàn vẹn và thống nhất: Dữ liệu rời rạc, trùng lặp làm tăng sai sót, khó phân tích chính xác và khó ra quyết định hiệu quả. DN phải xử lý nhiều sai sót, tạo rủi ro trong vận hành và chiến lược

Nhập liệu thủ công: “Kẻ phá hoại” tính chính xác và tốc độ xử lý công việc

• Rủi ro sai sót cao: Dễ xảy ra lỗi về đơn hàng, tồn kho, hóa đơn,… làm giảm chất lượng dữ liệu và ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh
• Làm chậm quy trình, giảm hiệu quả: Nhân viên mất nhiều thời gian xử lý thủ công, giảm thời gian cho công việc quan trọng, giảm năng suất và độ chính xác

Thiếu cơ sở dữ liệu chính xác trong dự báo nhu cầu và quản lý rủi ro

• Dự báo nhu cầu thiếu chính xác: Phần mềm kế toán không thể phân tích sâu thị trường và xu hướng tiêu thụ, khiến DN gặp khó khăn trong dự báo và ra quyết định kịp thời, giảm tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng
• Rủi ro không được kiểm soát: Thiếu dữ liệu tổng thể khiến DN bị động khi đối mặt rủi ro như thiếu hàng, biến động thị trường, phải ứng phó thủ công hoặc bất ngờ

Không bắt kịp sự thay đổi của doanh nghiệp

Hạn chế mở rộng khi DN phát triển: Phần mềm kế toán không đủ linh hoạt để xử lý khối lượng công việc và độ phức tạp tăng lên của chuỗi cung ứng khi DN phát triển, làm giảm hiệu suất và cản trở tăng trưởng

Công cụ rời rạc: “Gánh nặng” cho chuỗi cung ứng

• Để phát triển nhanh và bền vững, DN cần giải pháp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, chứ không chỉ dựa vào phần mềm kế toán và các công cụ đơn lẻ
• Hạn chế tùy biến (Customization): Phần mềm kế toán không dễ điều chỉnh theo đặc thù hoạt động của DN, dẫn đến kém hiệu quả và giảm linh hoạt
• Hạn chế tích hợp (Integration): Không thể kết nối đồng bộ với các hệ thống khác như sản xuất, nhân sự, mua hàng… gây rời rạc dữ liệu, ảnh hưởng hiệu quả chuỗi cung ứng và năng lực cạnh tranh

Kém hiệu quả trong tương tác với đối tác thương mại: Lỗ hổng “chí mạng” trong quản lý chuỗi cung ứng

• Tình trạng hiện tại: Doanh nghiệp phải tương tác với hàng trăm đối tác (nhà cung cấp, nhà phân phối, khách hàng) thông qua nhiều nền tảng rời rạc như email, phần mềm chat, điện thoại… khiến việc trao đổi thông tin trở nên rối rắm, thiếu nhất quán và dễ sai sót.
• Hệ quả:

+ Giao dịch bị phân mảnh, thiếu tập trung, không thể theo dõi được toàn diện

+ Tăng rủi ro sai sót, bỏ lỡ phản hồi từ đối tác, dẫn đến chậm trễ và giảm hiệu quả công việc

+ Nhân viên phải “chạy đua” với thông tin, bị quá tải vì phải phản hồi nhiều nơi mà không có hệ thống tập trung

+ Không lưu trữ được lịch sử giao dịch và thông tin đầy đủ, gây khó khăn trong đánh giá và cải thiện quan hệ thương mại

• Tác động tổng thể: Nhân viên mệt mỏi, căng thẳng; DN không kiểm soát tốt quy trình tương tác, dẫn đến hiệu suất thấp và mất cơ hội tối ưu chuỗi cung ứng

Đàm phán kém hiệu quả

• Không lưu trữ lịch sử tương tác dẫn đến khó truy xuất thông tin, thiếu kế thừa dữ liệu, phụ thuộc vào nhân sự
• Hệ quả: giảm hiệu quả thương thảo, không tối ưu ngân sách, cản trở xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững

Đánh giá đối tác thương mại thiếu chiều sâu

• Trước hợp tác: Thiếu dữ liệu tin cậy (chất lượng, tài chính, rủi ro) gây khó khăn trong lựa chọn đối tác
• Trong quá trình hợp tác: Thiếu công cụ theo dõi theo thời gian thực khiến DN phản ứng chậm với vấn đề, ảnh hưởng hiệu quả hợp tác
• Thiếu hệ thống đánh giá tổng thể: Không thể phân loại và xây dựng chiến lược quản lý đối tác hiệu quả

Bất cập trong quản lý đơn hàng và theo dõi tiến độ

• Thiếu khả năng theo dõi đơn hàng theo thời gian thực hiện quy trình xử lý chậm, ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng
• Khó quản lý tập trung và bảo mật đơn hàng, gia tăng rủi ro vận hành

Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ thanh toán và quản lý công nợ

• Phần mềm kế toán không theo dõi công nợ theo thời gian thực, thông tin bị phân tán, cập nhật chậm
• Không có chức năng cảnh báo thanh toán, DN bị chiếm dụng vốn, dòng tiền chịu áp lực lớn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh

Thiếu hệ thống quản lý phản hồi khách hàng: Chậm chạp trong việc cải tiến sản phẩm và dịch vụ

Bên cạnh đó, DN không có hệ thống để thu thập và quản lý phản hồi của khách hàng, khiến việc cải thiện sản phẩm / dịch vụ trở nên chậm chạp, không tối ưu được trải nghiệm khách hàng. Hệ quả là DN không thể dự báo chính xác nhu cầu thị trường, xu hướng và thay đổi trong thị hiếu của khách hàng, từ đó bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Thách thức trong lập kế hoạch cung ứng hàng hóa

Khó khăn trong lập kế hoạch cung ứng hàng hóa: Việc thiếu khả năng chia sẻ dữ liệu bán hàng và tồn kho theo thời gian thực giữa DN và các mắt xích trong chuỗi cung ứng tạo ra trở ngại lớn trong việc xây dựng kế hoạch cung ứng chủ động. Từ đó làm giảm hiệu quả vận hành và hạn chế khả năng phát triển bền vững của cả DN và toàn chuỗi cung ứng.

Làm thế nào DN của bạn cộng hưởng năng lực các phòng ban để nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận? Tìm hiểu ngay giải pháp tại đây.

———————————————–———–

ATALINK – Giải pháp Quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất

✪ Hotline: 1800 555 540 (Miễn phí)

✪ Email: contact@atalink.vn