Dưới áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (doanh thu từ 50–1.000 tỷ đồng) với nền tảng hoạt động ổn định trên 3 năm cần tối ưu quản lý chuỗi cung ứng để nâng cao năng lực cạnh tranh. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp không chỉ giúp cải thiện vận hành nội bộ mà còn tăng hiệu quả phối hợp với đối tác. Doanh nghiệp nên dựa vào các tiêu chí như: tính năng đáp ứng nhu cầu, khả năng tích hợp, dễ sử dụng, khả năng mở rộng, chi phí hợp lý, hỗ trợ đa nền tảng, tính bảo mật, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, đánh giá từ người dùng khác và khả năng tùy biến theo ngành nghề để đưa ra quyết định phù hợp.

Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm quản trị chuỗi cung ứng, chi tiết tại đây​

Khám phá ngay: Top 10 phần mềm quản trị chuỗi cung ứng để nhanh chóng tìm ra giải pháp phù hợp cho Doanh nghiệp của bạn! 

I. Tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Khi lựa chọn phần mềm quản trị chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần ưu tiên giải pháp đảm bảo tính liền mạch, xuyên suốt giữa các bộ phận (mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, vận tải, kế toán), hỗ trợ phối hợp hiệu quả, đồng bộ dữ liệu, tùy biến linh hoạt và dễ tích hợp. Phần mềm cũng cần giúp tối ưu nguồn lực, nâng cao năng suất, giảm thời gian, công sức và chi phí vận hành, đồng thời đảm bảo tính đơn giản, tiện lợi khi sử dụng.

1.1. Tính liền mạch và xuyên suốt

1.1.1. Mức độ đáp ứng nghiệp vụ mua hàng:

• Mua hàng:

+ Lập yêu cầu mua hàng: Bộ phận mua hàng nhận đề xuất từ các phòng ban, xét duyệt và lập yêu cầu trên hệ thống chung

+ Tìm kiếm sản phẩm & NCC: Dễ dàng tiếp cận nhiều NCC tiềm năng dựa trên tiêu chí có sẵn

+ Gửi yêu cầu báo giá: Tạo và gửi báo giá nhanh chóng cho nhiều NCC, hệ thống lưu trữ tập trung và theo dõi tiến độ rõ ràng

+ Nhận báo giá: Tự động lưu trữ, phân loại báo giá theo thời gian thực, hỗ trợ so sánh và lựa chọn NCC

+ So sánh & lựa chọn NCC: Hệ thống đánh giá NCC dựa trên năng lực, chất lượng, tài chính, rủi ro tín dụng…

+ Tạo đơn mua hàng: Khởi tạo đơn hàng 24/7, đồng bộ thông tin liên phòng ban, minh bạch và tuân thủ quy trình

+ Nhập kho: Theo dõi nhập kho theo thời gian thực, nắm bắt tiến độ và tồn kho

+ Thanh toán & công nợ: Đồng bộ trạng thái công nợ, quản lý giao dịch minh bạch, tối ưu dòng tiền

+ Đánh giá NCC sau mua: Phân tích hiệu suất NCC (chất lượng, giao hàng, hậu mãi), từ đó tối ưu mua sắm và duy trì đối tác uy tín

Doanh nghiệp đánh giá NCC sau khi mua hàng giúp giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả mua hàng

• Bán hàng:

+ Nhận yêu cầu đơn hàng: Tự động tiếp nhận, phân loại yêu cầu từ khách hàng trên nền tảng tập trung; đồng bộ với kho, kế toán, giao hàng

+ Xét duyệt hợp đồng: Phê duyệt và lưu trữ hợp đồng tập trung, minh bạch, dễ truy xuất

+ Tạo đơn bán hàng: Tự động lập đơn sau khi duyệt hợp đồng, quản lý linh hoạt danh mục sản phẩm, điều chỉnh đơn dễ dàng, giảm lỗi và tranh chấp; thông tin được đồng bộ giữa các phòng ban

+ Xuất kho: Kết nối tự động với đơn hàng, đảm bảo nhất quán và giảm sai sót; theo dõi trạng thái xuất kho theo thời gian thực

+ Giao hàng: Theo dõi tiến độ giao hàng thời gian thực, xử lý nhanh các phát sinh, đảm bảo giao đúng hạn

+ Thanh toán & công nợ: Quản lý thanh toán/công nợ theo thời gian thực, đồng bộ với kế toán, đảm bảo minh bạch, tối ưu dòng tiền, giảm rủi ro

+ Phản hồi & đánh giá: Ghi nhận phản hồi, đánh giá từ khách hàng/NPP, nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng

• Sản xuất:

+ Dự báo nhu cầu sản xuất: Phân tích dữ liệu từ các phòng ban để xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả

+ Thiết lập định mức nguyên vật liệu (BOM): Xác định và tính toán tự động tổng lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng sản phẩm

+ Tạo lệnh sản xuất: Tạo lệnh nhanh chóng với đầy đủ thông tin về số lượng, thời gian, địa điểm và yêu cầu sản xuất

+ Xuất kho nguyên vật liệu cho lệnh sản xuất: Đặt mua nguyên vật liệu theo lệnh; kho tự động tạo phiếu nhập, dữ liệu đồng bộ giúp kiểm tra và xuất kho nhanh chóng

+ Nhập kho thành phẩm/phế phẩm: Hệ thống tự động cập nhật số lượng, tình trạng thành phẩm/phế phẩm, đảm bảo thông tin kho luôn chính xác và đồng bộ

• Kho:

+ Nhập kho: Tự động tạo phiếu nhập theo đơn mua hàng, giảm thời gian nhập liệu và sai sót; lọc các phiếu cần thực hiện

+ Lưu kho: Quản lý đa kho, theo dõi vị trí hàng hóa theo nhiều cấp; thiết lập định mức tồn kho, quản lý theo lô, hạn sử dụng, truy vết sản phẩm hiệu quả

+ Lấy hàng: Tự động đề xuất lô và vị trí lấy hàng theo quy tắc đã thiết lập, tối ưu hiệu suất kho

+ Xuất kho: Tự tạo phiếu xuất theo đơn bán hàng, rút ngắn thao tác thủ công và lọc phiếu xuất cần xử lý

+ Kiểm kê: Kiểm kê linh hoạt trên nhiều thiết bị, hỗ trợ quét QR Code; hệ thống tự cập nhật tồn kho theo số thực tế

+ Cảnh báo tồn kho: Cảnh báo khi hàng sắp hết hạn, tồn vượt ngưỡng, vi phạm định mức tồn kho

+ Báo cáo & dự báo tồn kho: Cung cấp báo cáo và dự báo tồn kho theo thời gian thực, hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và mua hàng chính xác

Phần mềm giúp báo cáo nhập – xuất – tồn kho nhanh chóng kết hợp với hệ thống cảnh báo / dự báo tồn kho hiệu quả

• Vận tải:

+ Tự động tạo kế hoạch vận tải: Lập kế hoạch tự động, tối ưu dựa trên dữ liệu từ các phòng ban liên quan

+ Tối ưu quy trình vận tải: Tối ưu tuyến đường, tải xe, điểm giao nhận để đảm bảo giao hàng đúng hạn

+ Giám sát theo thời gian thực: Theo dõi trạng thái xe và đơn hàng liên tục, hỗ trợ điều chỉnh linh hoạt

+ Xác thực giao hàng: Xác nhận giao hàng bằng ảnh chụp, thông báo tự động đến các bộ phận liên quan theo thời gian thực

• Kế toán:

+ Quản lý tài chính: Đồng bộ dữ liệu thu chi từ các bộ phận, kiểm soát dòng tiền theo thời gian thực, minh bạch và hiệu quả

+ Quản lý công nợ: Kết nối dữ liệu với Mua hàng/Bán hàng, quản lý công nợ và thanh toán theo thời gian thực, giảm rủi ro tài chính

+ Xử lý hóa đơn, chứng từ: Tự động xử lý hóa đơn, chứng từ, đồng bộ với Tổng cục Thuế, lưu trữ tập trung và đối chiếu chính xác

+ Báo cáo tài chính & thuế: Tự động lập báo cáo tài chính, thuế theo quy định (bảng cân đối, KQKD, lưu chuyển tiền...), đảm bảo tuân thủ và hiệu quả

+ Quản lý ngân sách: Lập, theo dõi, điều chỉnh ngân sách theo phòng ban/dự án; giám sát chi tiêu, cảnh báo vượt ngân sách

1.1.2. Workflow

• Phối hợp liên phòng ban hiệu quả: Hệ thống thúc đẩy sự tương tác liền mạch và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đồng thời đảm bảo luồng thông tin được truyền tải liên tục và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng phản ứng linh hoạt trước các biến động, giảm thiểu rủi ro gián đoạn trong hoạt động chuỗi cung ứng

Phần mềm cần giúp các phòng ban tương tác liền mạch, hiệu quả

1.1.3. Dữ liệu

• Một nguồn dữ liệu ĐÚNG – ĐỦ- DUY NHẤT: Giải pháp cần cung cấp hệ thống dữ liệu chính xác và đồng bộ, loại bỏ tình trạng phân mảnh và thiếu sót, tạo ra sự minh bạch, nâng cao hiệu quả quản lý và duy trì sự ổn định trong toàn bộ quy trình
• Nhập liệu một lần, kế thừa và sử dụng xuyên suốt: Hệ thống cho phép nhập dữ liệu một lần tại điểm khởi đầu, sau đó dữ liệu được kế thừa và sử dụng liên tục, xuyên suốt trong các nghiệp vụ của từng bộ phận

1.1.4. Khả năng tùy biến

Cho phép linh hoạt điều chỉnh theo quy trình và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, tối ưu hiệu suất làm việc và đáp ứng nhu cầu vận hành đa dạng.

1.1.5. Khả năng tích hợp hệ thống khác

Tích hợp và đồng bộ dữ liệu với ERP, CRM, CDP, HRM… qua API, hình thành hệ sinh thái xuyên suốt, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian trong quản lý và ra quyết định.

1.2. Tính hiệu quả

• Thời gian & công sức: Rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm tải công việc, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu suất vận hành
• Độ trễ: Truyền tải và xử lý thông tin tức thời giữa các bộ phận, phản ứng nhanh với tình huống phát sinh
• Chi phí vận hành: Cắt giảm chi phí ở các khâu như mua hàng, nhân sự, tồn kho, sản xuất, vận tải… giúp tiết kiệm ngắn và dài hạn

1.3. Tính đơn giản, tiện lợi khi sử dụng

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp nhân viên nhanh làm quen; hỗ trợ truy cập đa thiết bị, xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, nâng cao tính linh hoạt.

II. Tương tác giữa doanh nghiệp với các đối tác thương mại (NCC, NPP, KH)

Bên cạnh tương tác nội bộ, phần mềm cần hỗ trợ doanh nghiệp kết nối hiệu quả với đối tác thương mại. Yêu cầu phần mềm phải liền mạch và xuyên suốt trong các nghiệp vụ như quản lý catalog, phản hồi và đánh giá đối tác. Ngoài ra, cần đảm bảo khả năng tương tác, đồng bộ dữ liệu, tùy biến theo nhu cầu, tích hợp với hệ thống của đối tác, đồng thời tối ưu hiệu quả vận hành và đơn giản trong sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất hợp tác.

Tương tác liền mạch và xuyên suốt giữa nội bộ Doanh nghiệp với các Đối tác thương mại trên cùng 1 nền tảng

2.1. Tính liền mạch và xuyên suốt

2.1.1. Mức độ đáp ứng nghiệp vụ

• Quản lý Catalog tập trung: Quản lý tập trung Product Catalog, chia sẻ với NPP, khách hàng và NCC trên cùng một hệ thống; cập nhật, chuẩn hóa danh mục, quản lý theo cấp bậc, đơn vị tính và ưu tiên NCC
• Báo giá / Yêu cầu báo giá: Quản lý báo giá, yêu cầu báo giá gửi tới NPP, khách hàng và NCC trên nền tảng tập trung, hỗ trợ tạo, gửi, theo dõi minh bạch
• Chính sách giá / Khuyến mãi: Thiết lập, quản lý chính sách giá và khuyến mãi linh hoạt theo đối tượng khách hàng; quản lý chính sách từ NCC tập trung, dễ truy xuất
• Thư chào hàng: Tổ chức, lưu trữ thư chào hàng gửi NPP, khách hàng và NCC, giúp so sánh, đánh giá khách quan NCC
• Đơn bán hàng / Đơn mua hàng: Tự động nhận đơn 24/7, theo dõi trạng thái đơn theo thời gian thực, đặt đơn mua hàng trực tiếp, đồng bộ tiến độ với NCC
• Thanh toán và công nợ: Theo dõi tiến độ thanh toán, công nợ theo từng đơn với NCC, NPP, khách hàng để quản lý dòng tiền minh bạch, hỗ trợ quyết định tài chính
• Hóa đơn đầu ra/đầu vào: Đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế, quản lý tập trung, giảm thời gian nhập liệu và quản lý giấy tờ; cảnh báo hóa đơn không hợp lệ kịp thời
• Quản lý đánh giá đối tác: Công cụ đánh giá tổng thể NCC, ghi nhận phản hồi từ NPP, khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ và xây dựng quan hệ bền vững

2.1.2. Workflow

Tương tác giữa doanh nghiệp và đối tác diễn ra liền mạch, xuyên suốt trên một nền tảng, gia tăng hiệu quả công việc và vận hành chuỗi cung ứng.

2.1.3. Dữ liệu

• Một nguồn dữ liệu đúng – đủ – duy nhất đảm bảo dòng chảy dữ liệu xuyên suốt, tức thời và chính xác giữa doanh nghiệp và đối tác
• Dữ liệu được quản lý đồng bộ, tập trung, bảo mật

2.1.4. Khả năng tùy biến

Cho phép doanh nghiệp điều chỉnh linh hoạt các chức năng đáp ứng đặc thù giao dịch với đối tác, tối ưu hiệu quả phối hợp.

2.1.5. Khả năng tích hợp

Hệ thống tích hợp được với phần mềm của đối tác, đồng bộ dữ liệu và quy trình, thúc đẩy tương tác hiệu quả và nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng.

2.2. Tính hiệu quả

• Thời gian và công sức: Giảm thiểu thời gian xử lý và tăng tốc giao dịch giữa doanh nghiệp và đối tác, nâng cao khả năng phản hồi linh hoạt
• Độ trễ: Loại bỏ tối đa độ trễ truyền tải thông tin, đảm bảo cập nhật liên tục, hỗ trợ quyết định kịp thời
• Chi phí: Giảm chi phí nhờ loại bỏ quy trình thủ công và giao dịch thời gian thực

2.3. Tính đơn giản, tiện lợi khi sử dụng

Phần mềm tập trung toàn bộ thông tin trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý, tương tác với nhiều đối tác dễ dàng mà không cần nhiều đăng nhập, giảm thao tác phức tạp, tối ưu trải nghiệm người dùng.

III. Bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng, phần mềm cần bảo vệ chặt chẽ dữ liệu doanh nghiệp, vừa đáp ứng nghiệp vụ vừa đảm bảo an toàn và hiệu quả quản lý dữ liệu.

3.1. Bảo vệ dữ liệu và quyền truy cập

• Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu được mã hóa khi lưu trữ và truyền tải để đảm bảo an toàn tuyệt đối
• Xác thực đa yếu tố (MFA): Đảm bảo chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập hệ thống
• Phân quyền người dùng: Cấp quyền truy cập dựa trên vai trò, giới hạn truy cập dữ liệu theo nhu cầu công việc
• Theo dõi và lưu trữ nhật ký truy cập: Ghi lại toàn bộ hoạt động người dùng để phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi bất thường

3.2. Tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật quốc tế

• Chính sách bảo mật rõ ràng: Áp dụng quy trình bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO 27001, GDPR...
• Đánh giá rủi ro định kỳ: Thường xuyên kiểm tra, phát hiện và xử lý điểm yếu bảo mật
• Kiểm tra và chứng nhận bảo mật: Định kỳ kiểm tra bởi tổ chức độc lập để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn
• Kế hoạch phản ứng sự cố: Xây dựng quy trình ứng phó và phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố bảo mật

IV. Tổng kết

Trên đây là bộ tiêu chí mà các doanh nghiệp có thể dùng để đánh giá phần mềm quản trị chuỗi cung ứng. Việc chọn đúng bộ tiêu chí giúp doanh nghiệp có thể so sánh, đánh giá các phần mềm một cách hiệu quả, từ đó đưa ra lựa chọn chính xác và phù hợp nhất. 

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản trị chuỗi cung ứng giúp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên, Atalink sẽ là một lựa chọn tối ưu. Hãy liên hệ Atalink NGAY TẠI ĐÂY để được tư vấn về giải pháp quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất và hiệu quả!

Tìm hiểu thêm về Tiêu chí đánh giá phần mềm quản trị chuỗi cung ứng: Tại đây!

———————————————–———–

ATALINK – Giải pháp Quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất

Hotline: 1800 555 540 (Miễn phí)

Website: www.atalink.com

Email: contact@atalink.vn