Trong bối cảnh ngành Vật liệu xây dựng đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt, việc quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành mà còn đảm bảo duy trì lợi thế trên thị trường. Tuy nhiên, với đặc thù sản phẩm đa dạng về chủng loại, kích thước và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt, việc lựa chọn phần mềm quản trị chuỗi cung ứng chuyên biệt cho ngành Vật liệu xây dựng lại càng trở thành một bài toán khó. Vậy đâu sẽ là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Atalink khám phá Phần mềm quản trị chuỗi cung ứng trong ngành Vật liệu xây dựng, với phân tích chi tiết về tính năng, ưu điểm và hạn chế, để bạn dễ dàng lựa chọn một phần mềm  tối ưu nhất cho mình!

1. Phần mềm quản trị chuỗi cung ứng là gì?

Phần mềm quản trị chuỗi cung ứng cho ngành Vật liệu xây dựng là giải pháp được thiết kế nhằm quản lý toàn bộ quy trình và hoạt động trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp (DN) VLXD. Khác với các ngành khác, VLXD đặc thù bởi số lượng sản phẩm lớn, đa dạng về chủng loại, kích thước, khối lượng nặng và yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt. Do đó, một phần mềm quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả không chỉ tích hợp các module cốt lõi như quản lý mua hàng, kho, sản xuất, bán hàng, vận tải, kế toán, mà còn cần khả năng quản lý tồn kho theo ngày sản xuất, tối ưu vận tải và kết nối chặt chẽ với nhà cung cấp (NCC), nhà phân phối (NPP) và khách hàng (KH).

Với việc tích hợp các chức năng trên một nền tảng hợp nhất, phần mềm quản trị chuỗi cung ứng cho VLXD cho phép DN theo dõi dòng chảy hàng hóa – thông tin – tài chính xuyên suốt chuỗi, từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm phân phối ra thị trường. Nhờ đó, DN có thể điều chỉnh quy trình kịp thời, giảm hao hụt, tối ưu chi phí lưu kho và vận tải, đồng thời nâng cao năng suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng, thúc đẩy doanh thu và duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững.

2. Các chức năng của phần mềm quản trị chuỗi cung ứng trong ngành Vật liệu xây dựng

Phần mềm quản trị chuỗi cung ứng  trong ngành VLXD không chỉ là công cụ quản lý thông thường mà còn là “trợ thủ” giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời của nguyên vật liệu – từ khai thác, nhập kho, sản xuất, phân phối đến giao hàng công trình. Một số chức năng quan trọng có thể kể đến:

• Quản lý mua hàng: Chức năng này giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn với nhiều nhà cung cấp xi măng, thép, gạch, đá, cát… Việc tạo, phê duyệt và theo dõi đơn hàng được thực hiện trên một hệ thống tập trung, từ đó doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến độ cung ứng, so sánh giá cả, dự báo nhu cầu nguyên liệu cho các công trình và đảm bảo luôn có sẵn nguồn hàng cần thiết.
• Quản lý kho: Với đặc điểm vật liệu dễ hư hỏng như xi măng vón cục, gạch nứt vỡ hay thép gỉ sét, chức năng quản lý kho trong phần mềm SCM hỗ trợ theo dõi chính xác số lượng và tình trạng từng lô hàng. Các hoạt động nhập – xuất – tồn được ghi nhận tức thì, đồng thời hệ thống cũng cảnh báo khi hàng tồn vượt mức cho phép, giúp doanh nghiệp tối ưu diện tích kho bãi và giảm thiểu thất thoát.
• Quản lý sản xuất: Đối với các doanh +sản xuất gạch ốp lát, bê tông hay xi măng, phần mềm SCM hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất theo nhu cầu thực tế, đảm bảo nguyên liệu đầu vào luôn sẵn sàng. Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép theo dõi tiến độ từng công đoạn, kiểm soát chất lượng sản phẩm và hạn chế tối đa tình trạng gián đoạn dây chuyền sản xuất.
• Quản lý bán hàng: Ngành VLXD chủ yếu bán hàng theo hợp đồng số lượng lớn, nên việc quản lý đơn hàng từ lúc ký kết đến giao nhận và thanh toán là vô cùng quan trọng. Phần mềm SCM giúp tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực, phân loại sản phẩm rõ ràng theo mã SKU, quy cách, kích cỡ, đồng thời kết nối bộ phận kinh doanh – kho – vận tải để tối ưu nguồn lực trong phân phối.
• Quản lý vận tải: Chi phí logistics chiếm tỷ trọng lớn trong ngành VLXD do hàng hóa nặng và cồng kềnh. Chức năng này cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch vận chuyển, điều phối phương tiện như xe tải, container hay sà lan một cách tối ưu. Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi lộ trình giao hàng theo thời gian thực, hạn chế trễ hẹn và kiểm soát chặt chẽ chi phí vận hành.
• Quản lý Tài chính – kế toán: Phần mềm SCM giúp minh bạch hóa dòng tiền khi giá nguyên vật liệu biến động liên tục. Doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí mua hàng, vận tải, tồn kho, quản lý công nợ và đánh giá hiệu quả tài chính theo từng dự án. Nhờ đó, ban lãnh đạo có cơ sở đưa ra các quyết định phân bổ ngân sách chính xác hơn.
• Quản lý quan hệ với NCC – NPP – KH: Chuỗi cung ứng VLXD có sự tham gia của nhiều bên như nhà sản xuất, nhà phân phối, đại lý, nhà thầu. Phần mềm SCM hỗ trợ doanh nghiệp duy trì và cải thiện mối quan hệ với đối tác thông qua chức năng đánh giá hiệu quả, quản lý phản hồi, cũng như tương tác theo thời gian thực, từ đó nâng cao tính minh bạch và hợp tác lâu dài.

Khi các module này được vận hành đồng bộ, doanh nghiệp ngành VLXD sẽ gia tăng khả năng phản ứng (Responsiveness) và tính hiệu quả (Efficiency) trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Từ đó, DN không chỉ giảm tồn kho và cắt giảm chi phí, mà còn cải thiện dịch vụ khách hàng, thúc đẩy doanh thu và nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững.

3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị chuỗi cung ứng trong ngành

Một phần mềm quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp VLXD nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn cải thiện tính linh hoạt trong vận hành, giảm lãng phí và đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng cho các công trình. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động trong một thị trường có đặc thù hàng hóa cồng kềnh, giá cả biến động và chi phí logistics chiếm tỷ trọng lớn.

Một phần mềm SCM lý tưởng cho ngành VLXD cần đáp ứng hai yêu cầu quan trọng:

• Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban như mua hàng, kho, sản xuất, vận tải và kế toán để quy trình liền mạch.
• Tương tác hiệu quả với các đối tác bên ngoài như nhà cung cấp, nhà phân phối, đại lý và khách hàng nhằm đảm bảo nguồn cung ứng thông suốt.

3.1. Tương tác giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp VLXD

3.1.1. Tính liền mạch và xuyên suốt

• Mức độ đáp ứng nghiệp vụ: Phần mềm SCM cần hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ trong ngành VLXD, từ mua hàng nguyên vật liệu (xi măng, sắt thép) – quản lý tồn kho gạch, đá – sản xuất gạch, xi măng – đến vận tải, kế toán. Điều này giúp các bộ phận vận hành theo quy trình thống nhất, tránh sai sót và chậm trễ
• Workflow nội bộ: Tăng cường khả năng phối hợp giữa phòng mua hàng, kho, kế toán, vận tải và kinh doanh; đảm bảo thông tin về đơn hàng và hợp đồng công trình được chia sẻ tức thời, giúp đưa ra quyết định nhanh và chính xác
• Dữ liệu: Thông tin chỉ cần nhập một lần (ví dụ đơn mua thép), sau đó tự động kế thừa cho kho, kế toán và vận tải. Dữ liệu xuyên suốt giúp mỗi bộ phận nhận được thông tin đúng và kịp thời, hạn chế tối đa trùng lặp và sai lệch
• Khả năng tùy biến: Có thể tùy chỉnh theo đặc thù DN VLXD, như quản lý vật liệu theo từng công trình, quản lý nhiều đơn vị tính (tấn, m³, viên, bao)
• Khả năng tích hợp: Dễ dàng kết nối với phần mềm kế toán, ERP hoặc hệ thống bán hàng hiện có để đồng bộ hóa dữ liệu, tăng hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng

3.1.2. Tính hiệu quả

• Thời gian & công sức: Giảm thời gian nhập liệu, xử lý đơn hàng và kiểm soát tồn kho. Ví dụ, khi đơn hàng thép được chốt, hệ thống sẽ tự động cập nhật cho kho, thông báo công nợ cho kế toán và gửi lịch giao hàng cho vận tải
• Độ trễ: Đảm bảo dữ liệu được xử lý tức thời, tránh tình trạng cập nhật chậm khiến công trình đình trệ hoặc giao hàng bị trễ hạn
• Chi phí vận hành: Giúp DN VLXD tiết kiệm chi phí nhân sự, giảm các bước thủ công dư thừa, tối ưu nguồn lực và nâng cao lợi nhuận

3.1.3. Tính đơn giản, tiện lợi khi sử dụng

• Giao diện dễ dùng: Thiết kế thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, phù hợp với nhân sự VLXD vốn ít am hiểu công nghệ
• Hỗ trợ đa thiết bị: Cho phép truy cập linh hoạt trên máy tính văn phòng, máy tính bảng tại công trường hoặc điện thoại di động để cập nhật số liệu kho, đơn hàng và tiến độ vận chuyển
• Trải nghiệm liền mạch: Đảm bảo mọi bộ phận từ công ty đến công trường đều có thể nắm bắt thông tin tức thì, giúp quản trị chuỗi cung ứng VLXD trở nên tiện lợi và hiệu quả

3.2. Tương tác với các Đối tác thương mại (NCC, NPP, KH)

3.2.1. Tính liền mạch và xuyên suốt

Một trong những thách thức lớn nhất của DN VLXD là phải làm việc với nhiều nhà cung cấp (NCC), nhà phân phối (NPP) và khách hàng (KH) cùng lúc. Nếu quy trình không thống nhất, doanh nghiệp rất dễ bị nghẽn thông tin, sai lệch dữ liệu, trễ tiến độ.

Phần mềm SCM giải quyết vấn đề này nhờ:

• Quản lý catalog sản phẩm tập trung: Phần mềm cho phép dễ dàng chia sẻ danh mục gạch, xi măng, thép… với NPP và tra cứu catalog từ nhiều NCC
• Quản lý yêu cầu báo giá và báo giá tập trung: Nhanh chóng gửi yêu cầu đến NCC tiềm năng, thương lượng trực tuyến với KH
• Quản lý thư chào hàng tập trung: DN tạo và gửi thư chào hàng đến nhiều KH, đồng thời nhận và so sánh chào hàng từ nhiều NCC
• Theo dõi tiến độ đơn hàng: Phần mềm cho phép tất cả các bên cùng cập nhật trạng thái đặt hàng – giao nhận theo thời gian thực
• Theo dõi tiến độ thanh toán & công nợ: Phần mềm cho phép kiểm soát giao dịch tài chính với NCC, NPP và KH chặt chẽ, tức thời
• Tự động xử lý hóa đơn: Phần mềm ghi nhận và kiểm tra hóa đơn đầu vào/đầu ra nhanh chóng, tập trung và bảo mật
• Đánh giá hiệu suất đối tác thương mại: Phần mềm hỗ trợ DN lựa chọn đúng NCC/NPP, ghi nhận phản hồi từ KH và cải thiện chất lượng dịch vụ
• Workflow trực tuyến: Tự động ghi nhận mọi giao dịch, trao đổi diễn ra trên cùng một nền tảng
• Dữ liệu tập trung, bảo mật: Phần mềm cung cấp mọi thông tin tương tác, giao dịch được quản lý đồng bộ, xuyên suốt và an toàn
• Khả năng tùy biến & tích hợp: Phần mềm linh hoạt điều chỉnh chức năng theo đặc thù DN VLXD, đồng bộ dữ liệu với hệ thống của đối tác

3.2.2. Tính hiệu quả

Phần mềm SCM giúp DN và đối tác tăng tốc – giảm chi phí – giảm rủi ro:

• Thời gian: Rút ngắn thời gian giao dịch, giúp phản hồi báo giá, hợp đồng và đơn hàng nhanh chóng
• Độ trễ: Giảm tối đa độ trễ trong chia sẻ dữ liệu, đảm bảo tiến độ công trình không bị gián đoạn
• Tối ưu chi phí vận hành: Phần mềm cắt giảm chi phí quản lý thủ công, chi phí giao dịch và xử lý dữ liệu

3.2.3. Tính đơn giản, tiện lợi khi sử dụng

• Quản lý và tương tác với nhiều NCC, NPP, KH trên cùng một nền tảng, không cần đăng nhập vào nhiều cổng khác nhau.
• Giao diện thân thiện, thao tác nhanh chóng, dễ sử dụng cho cả bộ phận mua hàng, kho và kế toán.
• Trải nghiệm sử dụng tối ưu, phù hợp đặc thù DN VLXD với số lượng đối tác thương mại lớn và phân tán nhiều địa điểm.

4. Kết luận

Trong bối cảnh ngành Vật liệu xây dựng có đặc thù hàng hóa nặng – cồng kềnh, danh mục sản phẩm đa dạng và chi phí logistics biến động, một phần mềm quản trị chuỗi cung ứng chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng chảy hàng hóa – thông tin – tài chính, tối ưu tồn kho, rút ngắn thời gian giao – nhận và nâng cao năng lực phối hợp nội bộ lẫn đối tác thương mại. Khi các chức năng mua hàng, kho, sản xuất, vận tải, bán hàng và tài chính được hợp nhất trên một nền tảng, doanh nghiệp VLXD sẽ giảm chi phí, tăng tốc độ phản hồi và cải thiện trải nghiệm khách hàng, từ đó củng cố lợi thế cạnh tranh bền vững.

Trong số các lựa chọn hiện nay, Atalink nổi bật với mô hình quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất và dữ liệu chuẩn hóa sẵn (catalog sản phẩm, mạng lưới DN), giúp kết nối liền mạch giữa DN với NCC – NPP – KH trên cùng một nền tảng. Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt và triển khai nhanh, Atalink hỗ trợ doanh nghiệp VLXD tối ưu vận hành ngay từ hiện trạng, đồng thời sẵn sàng mở rộng quy mô trong tương lai.