Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, phần mềm quản lý kho trở thành công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp (DN) tối ưu việc lưu trữ, kiểm soát hàng tồn kho và nâng cao hiệu suất vận hành. Một giải pháp phù hợp không chỉ giúp DN giảm thiểu sai sót trong quản lý kho vận mà còn hỗ trợ dự báo nhu cầu, cải thiện dòng chảy hàng hóa và tối ưu chi phí logistics. Tuy nhiên, giữa hàng loạt lựa chọn trên thị trường, làm thế nào để tìm được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của DN?

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu Top 10 phần mềm quản lý kho hiện nay cùng các tiêu chí đánh giá giúp DN của bạn dễ dàng đưa ra quyết định tối ưu.

1. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý kho đối với Doanh nghiệp

Quản lý kho là mắt xích then chốt trong chuỗi cung ứng và vận hành doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động, chi phí và khả năng đáp ứng thị trường. Kho vận không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là công cụ giúp tối ưu dòng chảy hàng hóa, giảm thiểu tồn kho thiếu hoặc dư thừa, từ đó nâng cao khả năng cung ứng và trải nghiệm khách hàng.

Một hệ thống quản lý kho hiệu quả giúp kiểm soát chính xác lượng hàng tồn, tối ưu không gian, giảm thất thoát và nâng cao năng suất nhân sự. Việc dựa vào dữ liệu thực tế cũng hỗ trợ DN ra quyết định nhanh chóng, cải thiện dòng tiền và tối ưu logistics. Trong môi trường cạnh tranh, áp dụng phần mềm quản lý kho hiện đại là yếu tố then chốt để đảm bảo vận hành trơn tru, tăng lợi nhuận và tạo lợi thế dài hạn.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý Kho

Phần mềm quản lý kho giúp tối ưu vận hành, nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà DN có thể đạt được:

• Quản lý hàng hóa chính xác & hiệu quả: Phần mềm giúp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, đảm bảo dữ liệu chính xác, truy vết theo lô/series và giảm sai sót trong quản lý tồn kho
• Tối ưu hóa hoạt động kho vận: Giúp sắp xếp hàng hóa khoa học, nâng cao hiệu quả nhập – xuất – kiểm kê, tối ưu không gian và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng
• Giảm chi phí lưu kho: Duy trì tồn kho ở mức hợp lý, giảm dư thừa, tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh vòng quay hàng hóa, góp phần cải thiện dòng tiền
• Tăng hiệu quả dự báo và lập kế hoạch: Cung cấp báo cáo chi tiết và dự báo chính xác, hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và mua hàng hợp lý, tránh thiếu hụt hoặc dư tồn
• Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường: Duy trì nguồn cung ổn định, phản ứng nhanh với biến động thị trường và nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Nâng cao tính minh bạch và kiểm soát rủi ro trong vận hành kho: Mang lại cái nhìn toàn diện về kho, giúp DN phát hiện và kiểm soát rủi ro kịp thời, đảm bảo tính nhất quán trong vận hành

3. Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý kho

3.1. Tương tác giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp

3.1.1. Tính liên mạch và xuyên suốt

• Mức độ đáp ứng nghiệp vụ:

- Nhập kho: Hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho theo đơn mua hàng, rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm sai sót và lọc các phiếu cần thực hiện

- Lưu kho: Quản lý hàng hóa theo nhiều cấp độ vị trí, hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp, phân bổ kho hợp lý và theo dõi chính xác tình trạng tồn kho theo lô, hạn dùng

- Lấy hàng: Đề xuất vị trí lấy hàng dựa trên quy tắc sắp xếp đã thiết lập, nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian

- Xuất kho: Tự động tạo phiếu xuất kho theo đơn bán hàng, giúp rút ngắn thời gian, hạn chế sai sót và lọc đúng các phiếu cần thực hiện

- Trả hàng: Ghi nhận số lượng, lý do và cập nhật tồn kho kịp thời; theo dõi hàng trả về và xuất phương án xử lý minh bạch

- Kiểm kê: Hỗ trợ kiểm kê bằng nhiều thiết bị, quét QR Code để tối ưu hóa quy trình, cập nhật dữ liệu tồn kho chính xác theo thời gian thực

- Báo cáo và dự báo tồn kho: Báo cáo theo thời gian thực giúp DN chủ động kế hoạch sản xuất – mua hàng, hạn chế rủi ro tồn kho cao/thấp

• Workflow: Kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban như mua hàng, sản xuất, kế toán…, đảm bảo luồng công việc thống nhất, tiết kiệm nguồn lực
• Dữ liệu: Nhập một lần – dùng cho nhiều phòng ban, đảm bảo thông tin liền mạch, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác
• Khả năng tùy biến: Linh hoạt điều chỉnh tính năng, quy trình theo đặc thù của từng doanh nghiệp và ngành nghề
• Khả năng tích hợp với các phần mềm khác: Dễ dàng kết nối với các module Mua hàng, Sản xuất, Bán hàng… nhằm nâng cao hiệu quả toàn chuỗi cung ứng

3.1.2. Tính hiệu quả

• Thời gian, công sức: Tiết kiệm thời gian và công sức nhờ vào việc giảm thiểu các thao tác thủ công và phối hợp liền mạch giữa bộ phận kho với các bộ phận khác
• Độ trễ: Giảm thiểu độ trễ trong quá trình xử lý thông tin và ra quyết định, giúp các bộ phận làm việc hiệu quả hơn
• Chi phí: Giảm chi phí nhờ việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho, hạn chế sai sót trong nhập – xuất – tồn và giảm lãng phí hàng hóa. Đồng thời, nâng cao hiệu quả sử dụng không gian lưu trữ và quản lý định mức tồn kho phù hợp

3.1.3. Tính đơn giản, tiện lợi khi sử dụng

• Giao diện dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên cho DN
• Quản lý kho linh hoạt trên nhiều thiết bị, giúp DN theo dõi và xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, nâng cao hiệu suất làm việc và độ chính xác

3.2. Tương tác giữa doanh nghiệp với các đối tác thương mại

3.2.1. Tính liên mạch và xuyên suốt

• Mức độ đáp ứng nghiệp vụ: Chia sẻ thông tin tồn kho theo thời gian thực giữa DN và đối tác, giúp phối hợp hiệu quả trong kế hoạch cung ứng
• Workflow:  Tương tác trực tuyến giữa DN và đối tác chỉ trên 1 nền tảng, đảm bảo tính thống nhất và liên tục
• Dữ liệu:

- Đồng bộ từ 1 nguồn duy nhất, đảm bảo dữ liệu đúng – đủ – duy nhất

- Thông tin luân chuyển xuyên suốt giữa DN và đối tác, hỗ trợ nắm bắt tình hình nhanh chóng, chính xác

• Khả năng tùy biến:  Linh hoạt điều chỉnh tính năng để đáp ứng nhu cầu đặc thù trong quy trình làm việc với từng đối tác
• Khả năng tích hợp:  Dễ dàng kết nối với phần mềm khác của đối tác, đồng bộ quy trình và nâng cao hiệu quả hợp tác

3.2.2. Tính hiệu quả

• Thời gian, công sức: Giảm thiểu thời gian, nguồn lực trong hoạt động quản lý và đồng bộ dữ liệu tồn kho với các đối tác thương mại
• Độ trễ: Giảm thiểu độ trễ trong việc cập nhật số liệu tồn kho và điều phối hàng hóa giữa DN với các Đối tác, tránh gián đoạn trong quá trình cung ứng
• Chi phí: Giảm thiểu chi phí liên quan đến các hoạt động quản lý hệ thống phân phối và cung ứng hàng hóa

3.2.3. Tính đơn giản, tiện lợi khi sử dụng:

Dữ liệu tồn kho giữa DN và các Đối tác thương mại được linh hoạt chia sẻ và tự động cập nhật theo thời gian thực trên cùng 1 nền tảng, giúp việc phối hợp giữa DN với các Đối tác trở nên hiệu quả hơn

3.3. Bảo mật thông tin

Phần mềm quản lý kho cần đảm bảo khả năng bảo vệ dữ liệu toàn diện, kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, giúp DN ngăn ngừa rủi ro rò rỉ thông tin và đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống.

4. Top 10 phần mềm quản lý Kho hiện nay

SAP EWM

SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) là phần mềm quản lý kho tiên tiến do SAP phát triển, giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kho và kết nối chặt với chuỗi logistics phức tạp.

• Ưu điểm:

- Cung cấp các công cụ linh hoạt để xử lý các hoạt động như nhập, xuất và quản lý tồn kho, giúp DN tối ưu hóa quy trình kho và cải thiện hiệu quả hoạt động

- Cho phép tích hợp liền mạch với các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng khác, tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát trong toàn bộ quy trình logistics

• Nhược điểm:

- Việc triển khai và bảo trì SAP EWM đòi hỏi chi phí đầu tư lớn, có thể là thách thức đối với các DN vừa và nhỏ

- SAP EWM khá phức tạp, yêu cầu người dùng được đào tạo chuyên sâu để sử dụng hiệu quả, điều này có thể làm tăng thời gian và chi phí triển khai

• Quy mô DN ứng dụng: Phù hợp với các DN có quy mô lớn, đặc biệt là những DN có hệ thống kho phức tạp 

Bảng điều khiển quản lý kho của SAP EWM

Oracle 

Oracle Warehouse Management (Oracle WMS) là giải pháp quản lý kho thuộc hệ sinh thái của Oracle, hỗ trợ DN trong việc theo dõi và tối ưu hóa các hoạt động kho. Phần mềm này được thiết kế cho các DN có quy trình logistics phức tạp và yêu cầu tích hợp chặt chẽ với hệ thống ERP.

• Ưu điểm: 

- Cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý nhập – xuất kho, theo dõi hàng hóa theo số lô, serial và hạn sử dụng, giúp DN kiểm soát chặt chẽ tồn kho

- Cho phép tích hợp liền mạch với hệ thống vận tải (TMS) và Oracle ERP Cloud, giúp DN đồng bộ dữ liệu và tối ưu hóa chuỗi cung ứng

• Nhược điểm:

- Chi phí triển khai cao, phù hợp hơn với DN dành nhiều ngân sách cho quản lý kho

- Hệ thống phức tạp, yêu cầu đội ngũ IT có chuyên môn để vận hành hiệu quả

• Quy mô DN ứng dụng: Phù hợp với các DN lớn, có quy trình quản lý kho phức tạp

Quy trình quản lý kho của Oracle WMS

Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management 

Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management là một giải pháp hiện đại hỗ trợ DN quản lý kho một cách hiệu quả. Phần mềm giúp nâng cao khả năng hiển thị kho, tối ưu hóa quy trình nhập – xuất hàng và cải thiện hiệu quả vận hành trong chuỗi cung ứng.

• Ưu điểm:

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập kho mới nhanh chóng nhờ tính năng sao chép cấu hình giữa các kho 

- Hỗ trợ lưu kho, xuất kho nhanh hơn thông qua các công cụ quản lý tiên tiến, kết hợp ứng dụng di động để nâng cao sự tiện lợi và hiệu quả

• Nhược điểm:

- Chi phí triển khai lớn

- Khả năng tích hợp với các hệ thống ngoài hệ sinh thái Microsoft còn hạn chế 

• Quy mô DN ứng dụng: Phần mềm phù hợp với các DN lớn hoặc các công ty có nhu cầu quản lý kho phức tạp và yêu cầu tích hợp sâu với chuỗi cung ứng hoặc sản xuất tự động

Microsoft Dynamics 365 hỗ trợ hiện đại hóa chuỗi cung ứng của DN

Atalink

Atalink là giải pháp quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất, giúp tương tác trong – ngoài DN chỉ cần 1 nền tảng, với dữ liệu gốc về sản phẩm và hơn 800K DN được chuẩn hóa. Atalink cung cấp các giải pháp giúp DN quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả bao gồm: Quản lý mua hàng, Quản lý kho, Quản lý Sản xuất, Quản lý Đơn bán hàng B2B, Tài chính – Kế toán và Sàn giao dịch TMĐT B2B.

Atalink giúp tương tác trong – ngoài DN chỉ cần 1 nền tảng

Giải pháp quản lý kho Atalink dựa trên các thực hành tốt nhất trong quản lý chuỗi cung ứng, được tích hợp chặt chẽ với các giải pháp quản lý đơn bán hàng B2B, mua hàng, sản xuất; kết hợp với hệ thống cảnh báo, báo cáo, phân tích và hỗ trợ ra quyết định mạnh mẽ.

• Các tính năng nổi bật của Giải pháp quản lý Kho Atalink:

- Quản lý nhiều kho trên cùng 1 hệ thống: Quản lý nhiều kho tại nhiều địa điểm khác nhau & kiểm soát hiệu quả hoạt động luân chuyển hàng hóa giữa các kho

- Linh hoạt thiết lập các quy tắc lưu kho: Tự động chuyển sản phẩm đến các vị trí lưu trữ lý tưởng dựa trên sức chứa theo thời gian thực (danh mục lưu trữ), nhu cầu lưu trữ sản phẩm & khả năng tiếp cận lấy hàng

- Kiểm soát nhập – xuất – tồn kho chặt chẽ: Quản lý quy trình nhập – xuất – tồn kho chặt chẽ, linh hoạt trên nhiều thiết bị & nhanh chóng theo thời gian thực, đồng thời tối ưu hóa các thao tác kho với nhiều tính năng tiện ích

Kiểm soát nhập – xuất – tồn kho

- Quản lý tồn kho mọi lúc, mọi nơi: Kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa trong kho & theo dõi tồn kho tại từng vị trí, khu vực… hiệu quả; quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho / sắp hết hạn sử dụng nhanh chóng theo thời gian thực

- Kiểm kê hàng hóa nhanh chóng: Linh hoạt kiểm kê hàng hóa trên nhiều thiết bị giúp quy trình kiểm đếm diễn ra nhanh chóng & tiện lợi

- Truy xuất nguồn gốc hàng hóa: Quản lý chuyển động hàng tồn kho thông qua theo dõi số lô & số sê-ri, giúp dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm & luồng di chuyển kho hàng

- Hệ thống báo cáo & phân tích kho: Báo cáo nhập – xuất – tồn kho nhanh chóng theo thời gian thực kết hợp với hệ thống cảnh báo / dự báo tồn kho hiệu quả, hỗ trợ DN ra quyết định chính xác & kịp thời

Hệ thống báo cáo, dự báo

- Tối ưu cung ứng trong hệ thống phân phối: Cho phép chia sẻ thông tin tồn kho giúp DN chủ động trong kế hoạch cung ứng hàng hóa hiệu quả trong hệ thống phân phối, từ đó gia tăng lợi nhuận kinh doanh bền vững

• Ưu điểm:

- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý kho, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động nhập – xuất – tồn kho, giảm thiểu thất thoát và sai sót

- Tối ưu vòng quay hàng tồn kho, hạn chế hàng hóa dư thừa, giảm chi phí lưu kho và tối ưu hóa dòng tiền

- Cung cấp báo cáo và phân tích chuyên sâu, hỗ trợ DN dự báo chính xác và điều chỉnh tồn kho tối ưu

- Linh hoạt chia sẻ dữ liệu tồn kho giúp nâng cao hiệu quả cung ứng hàng hóa

- Tương tác trực tuyến với các Đối tác thương mại xuyên suốt trên cùng 1 nền tảng

- Dòng chảy thông tin liền mạch, xuyên suốt giữa các bộ phận trong DN và giữa DN với các Đối tác thương mại

- Giao diện trực quan, dễ sử dụng, linh hoạt truy cập từ nhiều thiết bị

- Tích hợp chặt chẽ với các giải pháp khác của Atalink giúp DN quản trị chuỗi cung ứng hợp nhất & hiệu quả

• Nhược điểm:

- Hiệu quả sử dụng phụ thuộc vào kết nối Internet ổn định vì vận hành trên nền tảng đám mây, không hỗ trợ phiên bản on-premise

• Quy mô DN ứng dụng: Từ các tập đoàn đa quốc gia cho đến các DN nhỏ và vừa đều có thể sử dụng Giải pháp quản lý Kho Atalink để nâng cao hiệu quả và khả năng đáp ứng cho hoạt động quản lý kho vận

Odoo

Phần mềm quản lý kho của Odoo được thiết kế nhằm hỗ trợ DN tối ưu hóa hoạt động quản lý kho thông qua các công cụ hiện đại và linh hoạt, giúp kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập, lưu trữ và xuất kho, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí.

• Ưu điểm:

- Quản lý kho vận liền mạch giúp theo dõi chính xác từ nhập kho, lưu trữ đến xuất hàng hóa, đảm bảo dữ liệu tồn kho minh bạch

- Quản lý đa kho tại nhiều địa điểm với các tính năng như theo dõi vị trí hàng hóa, định mức tồn kho và cảnh báo cận date để tối ưu không gian lưu trữ

- Cung cấp báo cáo và phân tích theo thời gian thực, hỗ trợ DN ra quyết định kịp thời trong quản lý tồn kho và lập kế hoạch

- Tích hợp liền mạch với các module khác như Mua hàng, Bán hàng và Kế toán, tạo nên hệ thống vận hành đồng bộ và hiệu quả

• Nhược điểm:

- Một số tính năng yêu cầu tùy chỉnh cao, làm tăng chi phí triển khai và bảo trì cho DN

- Cần đội ngũ triển khai chuyên nghiệp và nhân sự IT có kinh nghiệm để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả

• Quy mô DN ứng dụng: Odoo phù hợp với DN vừa và lớn có nhu cầu quản lý kho phức tạp

Giao diện Dashboard của phần mềm quản lý kho Odoo

Bravo

Phần mềm quản lý kho BRAVO là một phân hệ trong giải pháp BRAVO ERP, được thiết kế để hỗ trợ DN kiểm soát hiệu quả giá trị và số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, cũng như việc luân chuyển và sử dụng vật tư, nhằm tránh thiệt hại trong lưu trữ.

• Ưu điểm:

- Cho phép lập và kiểm soát nhập / xuất hàng hóa, giúp DN quản lý chặt chẽ các hoạt động kho

- Tích hợp phân hệ quản lý kho với các phân hệ khác, giúp DN quản lý toàn diện và đồng bộ

- Tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu đặc thù của từng DN, đáp ứng các nhu cầu quản lý chuyên biệt

• Nhược điểm:

- Chi phí tùy biến cao hơn so với các phần mềm trong cùng phân khúc

- Tốn nhiều thời gian triển khai và đào tạo sử dụng phần mềm

• Quy mô DN ứng dụng: Phù hợp với các DN vừa và lớn, đặc biệt là những DN có nhu cầu quản lý kho phức tạp 

Giao diện Phân hệ quản lý kho của Bravo

Ecount ERP 

Ecount ERP là một giải pháp quản trị DN tích hợp, bao gồm các tính năng quản lý kho, kế toán, bán hàng và nhân sự. Phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây, giúp DN theo dõi và kiểm soát hoạt động kho một cách linh hoạt.

• Ưu điểm:

- Hỗ trợ các tính năng quản lý kho cơ bản như nhập – xuất, kiểm kê và theo dõi hàng tồn kho

- Cho phép tích hợp với hệ thống kế toán và bán hàng, giúp DN đồng bộ dữ liệu nội bộ

- Có thể truy cập từ xa thông qua nền tảng đám mây, phù hợp với DN muốn theo dõi kho linh hoạt

• Nhược điểm:

- Tính năng quản lý kho chưa chuyên sâu, khó đáp ứng nhu cầu của DN có hệ thống kho phức tạp

- Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế 

• Quy mô DN ứng dụng: Phù hợp với DN vừa và nhỏ

Giao diện giải pháp quản lý kho của Ecount ERP

MISA SME

MISA SME là phần mềm kế toán của MISA có tích hợp quản lý kho giúp DN tối ưu quản lý kho, theo dõi và kiểm soát các hoạt động liên quan đến nhập, xuất và tồn kho. 

• Ưu điểm:

- Cho phép quản lý hàng hóa theo số lô, hạn sử dụng 

- Hỗ trợ theo dõi các hoạt động xuất – nhập kho, kiểm kê hàng hóa và báo cáo tồn kho 

• Nhược điểm:

- Người dùng cần có kiến thức cơ bản về kế toán và kỹ năng sử dụng phần mềm

• Quy mô DN ứng dụng: Phù hợp với DN vừa và nhỏ

Quy trình quản lý kho của phần mềm MISA SME

Sapo

Phần mềm quản lý kho Sapo giúp DN quản lý tồn kho hiệu quả, tối ưu quy trình nhập – xuất hàng, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho.

• Ưu điểm:

- Cung cấp báo cáo định mức hàng hóa giúp DN ra quyết định nhập – xuất hàng nhanh chóng

- Cung cấp báo cáo xuất nhập tồn chi tiết

- Hỗ trợ quản lý kho hàng mọi lúc mọi nơi

• Nhược điểm:

- Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế trong việc đáp ứng các quy trình quản lý kho phức tạp

- Tính năng nâng cao phức tạp với người mới, cần thời gian làm quen

• Quy mô DN ứng dụng: Phù hợp với DN nhỏ và vừa, cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng nhỏ

Giao diện phần mềm Quản lý kho của Sapo

KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý kho, giúp DN tối ưu hóa công việc quản lý hàng hóa và tồn kho. Với giao diện dễ sử dụng, phần mềm này hỗ trợ DN cải thiện hiệu quả vận hành và quản lý kho một cách nhanh chóng và chính xác.

• Ưu điểm:

- Cho phép phân loại và quản lý số lượng lớn sản phẩm mà không bị giới hạn, hỗ trợ DN theo dõi và kiểm soát tồn kho hiệu quả

- Hỗ trợ quản lý từ xa thông qua thiết bị di động

- Cung cấp báo cáo đầy đủ về tình trạng tồn kho, sản phẩm bán chạy và hàng gần hết

• Nhược điểm:

- Các tính năng chuyên sâu về quản lý kho vẫn còn nhiều hạn chế 

• Quy mô DN ứng dụng: Phù hợp với các DN nhỏ và vừa, cửa hàng bán lẻ 

Giao diện quản lý kho của KiotViet